Rath World Notes by Jang-Ho Hwang

18Feb/09Off

Autofocus Time Management System

GTD와 쌍벽을 이루는 DIT의 Mark Forster가 새로운 시간관리 시스템을 내놓았습니다. 블로그에 Auto Focus 글을 쓰고 바로 lifehacker에 소개되서 그날 UV가 5,322명을 찍었다고 하고요. 글을 쓰는 시점에 그의 트위터를 보니 25,557명이 방문했다고 합니다. delicious popular에도 종종 autofocus 내용이 올라오고 있는걸 보니 GTD를 소화할 수 없는 사람이 많은게 아닐까 생각하게 됩니다.

 

요즘은 습득한 지식이나 내용들을 왠만해서는 미투데이나 블로그에 쓰지 않는 편인데 (공부할 게 많아서 글 쓸 시간이 없어요 🙁 ) 어제 들어가보니 Dutch, French, German, Italian, Spanish 버젼이 나와있는게 아닙니까! 번역하기로 했습니다. 너무 슬퍼서.

 

여러가지 의문을 가지는 사람을 위해 포럼도 열려있으며 활발한 토론이 진행되고 있습니다. 개인적으로 이 시스템은 훌륭하다고 생각하니 제 번역이 맘에 안드셨더라도 원문을 읽는 수고를 들여서 꼭 한번 써보시길 바랍니다. 개인적으로 AF System이 나온 시점부터 이 시스템의 핵심 개념만 머리속에서 굴리며 5일 정도를 보냈는데 정말 스트레스나 꾸물거림 없이 일 처리하는데는 탁월한 효과를 보여주고 있습니다.

 

Autofocus 시간관리 시스템

 

이 시스템에서 무엇을 기대할 수 있나요?

지금부터 말씀드릴 것은 지난 몇주간 이 시스템을 사용하며 느낀 순수한 제 경험에 바탕한 것들로 아래와 같은 것들이 있습니다.

 

엄청나게 올라간 업무 처리량. 일을 훨씬 빨리 처리할 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 이것은 저항이나 꾸물거림 같은 것들이 없기 때문인 것 같습니다.

적은 스트레스. 분명 일을 하긴 해야 합니다만, 극복해야할 반발심이나 귀찮은 감정들이 거의 생기지 않습니다. 사실 모든 일들이 즐거운 것이 되었지요. 제가 이 시스템을 믿는 것을 배우면 배울수록 더 즐거운 것이 되었습니다.

중요한 것에 집중하기. 한 사람의 이성적인 마음만으로는 중요한 것에 집중하기가 대단히 어렵습니다. 왜냐하면 자의식이 중요하다고 생각한 것과 무의식이 중요하다고 생각한 것은 다를 수 있기 때문입니다. 여기서 제가 발견한 것은 제가 끝낸 일들을 뒤돌아 보며 시스템이 집중하라고 한 것들이 '옳았다'고 느껴진 것입니다.

잡일들의 매우 빠른 처리. 하지 않으면 안되는 다양한 기계적인 일들을 처리하는 속도가 기하급수적으로 빨라졌습니다. 제가 생각하는 잡일의 종류는 이메일에 답장하기, 블로그 코멘트에 응답해주기, 회신 전화걸기 등입니다. 

중요한 일과 프로젝트들의 철저한 처리. 이 시스템은 중요한 일들에 대해 '조금씩 자주' 접근하는 것을 장려합니다. 그 결과 이 방법론에 의해 프로젝트는 (이 시스템을 사용해보는 것과 같은) 일정 주기를 가지고 처리하는 것이 된다는 겁니다. 이 '조금씩 자주' 접근법의 또 하나의 이점은 한 작업에 주기적으로 관심을 쏟게 해서 아이디어나 통찰들이 자연스럽게 떠오른다는 것이지요.

 

Quick Start

이 시스템은 줄쳐진 노트(한 페이지에 25~35줄 정도라 이상적입니다)에 해야할 모든 일들을 적은 긴 목록으로 이루어져 있습니다. 새로운 할 일이 생각났으면 목록의 맨 끝에 추가하세요. 다음과 같이 한번에 한 페이지에서만 일하게 됩니다.

  1. 해당 페이지의 모든 할 일들을 빠르게 읽어본다. 읽기만 하고 어떤 추가 행동도 하면 안된다.
  2. 하고 싶은 일이 떠오를 때까지 그 페이지의 할 일들을 천천히 다시 읽어본다.
  3. 그 할 일을 하고 싶은 기분이 지속되는 한 계속 한다.
  4. 목록에서 그 할 일에 줄을 긋는다. 만약 그 일을 다 끝내지 못했다면 목록의 맨 끝에 다시 넣는다.
  5. 같은 방법으로 그 페이지 내에서 계속 반복한다. 어느 일도 하고 싶지 않을 경우를 제외한다면, 그 페이지의 모든 일을 끝내기 전까지 다음 페이지로 가면 안된다.
  6. 다음 페이지로 이동하여 이 과정을 반복한다.
  7. 만약 페이지를 넘겼는데 떠오른 일이 하나도 없다면, 목록의 맨 끝에 넣는 작업없이 그 페이지의 모든 일들을 취소한다. (이 규칙은 마지막 페이지에는 적용되지 않는다. 마지막 페이지는 아이템을 계속 추가할 것이기 때문이다.) 취소한 아이템들을 표시할 때는 형광편을 쓴다.
  8. 마지막 페이지까지 다 끝냈으면 아직 끝내지 못한 일이 있는 첫 페이지로 가서 다시 시작한다.

아래에서는 각 단계들을 더 자세히 설명할 것이긴 합니다만 지금 바로 일하러 가고 나머지를 읽어보는 것은 나중에 하기를 제안합니다. "설명서 마저 읽어보기"를 할 일로 넣어두는 것을 잊지 마세요. 물론 처음부터 수많은 할 일 목록을 구성할 필요는 없습니다. 그저 생각난 것을 할 일 목록에 추가하면 언젠가 당신 앞에 나타날 것입니다.

 

자세한 사용법

 

새로운 할 일이 생각나면 목록의 끝에 추가한다.

이 시스템의 특성 중 하나는 여러분은 어떤 할 일도 없애버릴 수 있다는 것입니다. 생각난 모든 것들을 목록에 넣을지 말지 평가하지 말고 일단 목록에 넣는 것을 권장합니다. 평가는 시스템이 해줄 것입니다.

 

해당 페이지의 모든 할 일들을 빠르게 읽어본다. 읽기만 하고 어떤 추가 행동도 하면 안된다.

페이지를 빨리 훑어보는 것은 당신의 마음에 어떤 압박도없이 일을 시작하도록 해줍니다.

 

하고 싶은 일이 떠오를 때까지 그 페이지의 할 일들을 천천히 다시 읽어본다.

이것이 이 시스템의 핵심입니다. 마음속으로 할 일의 우선순위를 매기려들지 마세요. 그러면 이성적인 마음과 직관적인 마음 사이의 균형이 흔들릴 것입니다. 대신 하나의 일을 하고 싶은 기분이 들 때까지 기다리세요. 이러한 과정은 설명하기는 힘들지만 인지하기는 쉽습니다. 당신은 그저 어떤 일이 완료될 준비가 된 것이라고 느낄 것입니다. 페이지 아래쪽으로 내려가다보면 어떤 일이 당신의 마음을 빼앗아 버려서 다시 올려다보게 하는 것을 느낄 수 있습니다. 어떤 일에 대한 감정이 생기고 나면 일을 함에 있어 느껴지는 모든 저항감들이 사라지고 그저 하기 쉬운 일이 됩니다. 

 

그 할 일을 하고 싶은 기분이 지속되는 한 계속 한다.

더이상 그 일을 계속 하는 것이 옳다고 느껴지지 않는다면 절대 자기 자신에게 그 일을 계속하도록 강제하지 마세요. 이 시스템은 '조금씩 자주' 접근법을 장려합니다. 할만큼 했다는 기분이 들면 그만하세요.

 

목록에서 그 일에 줄을 긋는다. 만약 그 일을 다 끝내지 못했다면 목록의 맨 끝에 다시 넣는다.

사실 목록의 맨 끝에 먼저 넣고나서 줄을 긋는 것이 더 좋습니다. 그래야 어디까지 진행했는지 잊을 확률이 적기 때문이지요. 하지만 저는 이런 순서를 잘 기억하지 못한다는 것을 인정할 수밖에 없군요. 아이템을 다시 넣는 것은 이 시스템의 필수적인 부분입니다. 여러분은 주기적으로 처리해야 하는 일들을 끝냈을 때마다 아이템을 맨 끝에 다시 넣어야 합니다. (이메일, 문서 작업, 운동하기 같은) 아직 완성되지 않은 것들도 모두 넣어야 하고요 (기사나 레포트의 초안같은), 체크할 필요가 있는 모든 일들도 넣어야 하며, (마이크가 이메일에 응답을 했었나? 같은) 책이나 잡지, 저널을 읽는 것처럼 시간이 오래 걸리는 작업들도 넣어야 합니다. 바로 이어서 할 일들이나 추적해야할 아이템들도 넣을 수 있습니다. 제 경우 일들의 대략 1/3 정도가 다시 넣어야 되는 작업들이였습니다.

 

같은 방법으로 그 페이지 내에서 계속 반복한다. 어느 일도 하고 싶지 않을 경우를 제외한다면, 그 페이지의 모든 일을 끝내기 전까지 다음 페이지로 가면 안된다.

각 페이지를 하나의 단위(unit)로 간주하는 것은 당신이 '구조화된 꾸물거림'의 이점을 얻을 수 있게 해줍니다. '구조화된 꾸물거림'이란 것은 꾸물거림이 상대적이다라는 사실에 근거한 것입니다. 말하자면 어떤 일을 하는 것과 더 어려운 다른 일을 하는 것 사이에 하나의 선택 밖에 없다면 그 무엇도 쉬운 것이 된다는 것이지요.

 

다음 페이지로 이동하여 이 과정을 반복한다.

여러분은 한 페이지를 아주 빠르게 훑어볼 수도 있고 일을 어떻게 할 것인지 충분히 생각해볼 수도 있습니다. 어떤 방법을 사용해도 상관없습니다. 그저 그 방법이 당신을 '떠오름'의 방법으로 안내해주기만 한다면요.

 

만약 페이지를 넘겼는데 떠오른 일이 하나도 없다면, 목록의 맨 끝에 넣는 작업없이 그 페이지의 모든 일들을 취소한다. 취소한 아이템들을 표시할 때는 형광펜을 쓴다.

시스템에 어떠한 평가 과정도 거치지 않고 집어넣은 모든 아이템들을 어디서 없애버릴지에 대한 것입니다. 여기서 평가라는 것은 시스템이 일들을 분류하고 원하는 것을 찾는다는 것이지요. 이것은 아주 빠르게 처리할 수도 있습니다만 (예를들면 읽어야겠다고 생각한 책들의 긴 목록을 집어넣었다거나) 다소 천천히 하는 것이 좋습니다.

이 아이템들을 다시 집어 넣지 않아야 한다는 규칙을 심도있게 받아들여주세요. 결코 이 아이템들을 다시 집어 넣으면 안된다는 얘기를 하는 것이 아닙니다만 그렇게 하기 전에 충분한 시간을 쓰는 것이 좋고 그 일들이 왜 없어져야 하는지, 정말 끝내야 될 필요가 있는 것인지, 완료되기 위해 아직 시간이 더 필요한 것인지, 주 목표를 방해하는 것들인지 등에 대해 조심스럽게 고민해보라는 것입니다. 취소된 일을 없애버리거나 그 일을 나타내는 말을 여러가지 다른 방법으로 재표현해볼 수 있는 최상의 시간은 그 일을 다시 넣으려고 할 때 입니다.

취소된 아이템들을 형광펜으로 칠해두는 것은 이것들을 리뷰하기 쉽게 만들어줍니다.

이 규칙은 할 일을 계속 적어나가고 있는 페이지에는 적용되지 않는다는 것을 꼭 기억하세요. (맨 마지막 페이지)

 

마지막 페이지까지 다 끝냈으면 아직 끝내지 못한 일이 있는 첫 페이지로 가서 다시 시작한다.

저는 더이상 할 일이 없는 페이지의 상단 구석에 표시를 해둡니다. 그리고 이전 페이지까지 끝내지 못한 일이 하나도 없는 페이지라면 줄 친 곳 주변에 원을 그려 넣습니다. 이렇게 하면 활성화된 일이 있는 첫번째 페이지를 쉽게 찾을 수 있습니다. 그리고 시간이 흘러감에 따라 첫 활성화 페이지가 몇 개인지 여러가지 방법으로 둘러볼 수 있을 것 입니다. 제가 이 글을 쓰는 시점에서는 9개의 페이지가 있었지만 그것은 3~4페이지에서 15페이지까지 다양했습니다.

제 경험에 의하면 이 시스템은 중독성이 꽤 강합니다. 그러므로 당신은 하루에 일하는 시간을 정확하게 정해두는 것이 필요하다는 것을 알아낼 수 있을 겁니다. 시간이 다 되면 일하기를 그만두세요, 그리고 일을 시작할 때가 됐을때만 동일한 위치에서 다시 시작하세요. 솔직히 이 조언을 제 자신도 잘 못지키고 있음을 인정해야겠네요.

 


밀린 작업들

이 시스템을 도입할 때에도 밀린 작업들이 있을 것 입니다. 잔여작업들이 남아있다면 저는 그 모든 일들을 시스템에 한번에 넣고 시스템에 알아서 감별하도록 둘 것을 추천해드립니다. 만약 그 중 일부분을 취소하는 것이 더 좋겠다고 생각했다면 이 일들이 정말 필요한 것인지 스스로에게 심각하게 질문을 던지는 과정을 거쳐야 합니다.

아무튼 아직 처리하지 못한 이메일이나 문서 업무들이 상당히 많다면 이것을 시스템에 넣는 것은 위험합니다. 왜냐하면 새로 도착한 이메일이나 문서 작업들의 업무 효율이 떨어질 수 있기 때문이지요. 그래서 저는 잔여작업들을 위한 별도의 폴더를 만들어서 그 폴더들에게 "밀린 이메일들", "밀린 문서 작업들"로 이름을 지으시고 "깨끗한 이메일들", "깨끗한 문서 작업들" 로 이름을 지으시길 추천해드립니다.

 

이것이 왜 동작하는가

이 시스템은 뇌의 이성적인 부분과 직관적인 부분 사이의 균형을 맞춰주는 틀을 제공해줍니다.

만약 우리가 이성적인 뇌만 가지고 살아가려고 한다면, 우리의 계획을 우리들의 마음이 망쳐버릴 확률이 높습니다. 왜냐하면 우리들의 마음은 이성적인 기반으로만 동작하는 것이 아니기 때문이지요. 우리들 대부분은 (이성적인 뇌가) 확실한 것이 제공되기를 좋아하지만 그럼에도 불구하고 우리의 자연스러운 성향은 그것들을 거부하려고 한다는 것을 경험을 통해 알고 있습니다.

반면에 우리가 자연스러운 성향만을 따라가며 살려고 한다면, 추진력에 휩쓸리고 충동적이 되고 분별없이 행동하게 됩니다. 

어쨌든 이 두가지 사고방식이 균형을 이룰 때, 우리의 느낌과 감정이 충분히 조화를 이룬 상태의 합리적인 결정을 내릴 수 있습니다. Autofocus 시스템이 이것을 가능하게 해주는 틀을 제공하는 것이고요. 비록 제가 '시스템'이라는 단어를 사용했지만 제가 정말 말하고자 하는 것은 이 시스템은 스트레스를 받지 않고도 균형잡힌 결정을 할 수 있게 도와주는 틀을 제공한다는 것입니다.

 

해야하는 것과 하지 말아야 할 것들

  • 이 시스템을 신뢰하세요. 잘 구조화된 이 방법은 당신에게 도움없이 일을 하는 것보다 더 나은 결정을 내릴 수 있게 도와줄 것입니다.
  • 상식을 사용하세요. 만약 어떤 일을 지금 당장 해야될 필요가 있다고 생각되면 그 일을 바로 하세요.
  • 시스템에 작업을 넣기 전에 수정하려고 하지 마세요. 그렇게 한다면 시스템보다 비효율적인 우선순위 선별방법을 사용하게 될 것입니다.
  • 각 일들이 다른 주기를 가지고 움직일거라고 기대하세요. 어떤 일을 빠르게 움직이고 어떤 것을 느리게 움직이고 어떤 일은 일정 시간동안 멈춰있을 것이고 어떤 일은 완전히 거절될 것입니다. 일들이 어떻게 가정될 수 있는지를 보여줍니다.
  • 특정 날짜나 시간까지 끝내야하는 일은 이 시스템에 넣지 마세요. 식사 준비하기, 음악 연습, 가게 문 닫기와 같은 것들이 포함됩니다.
  • 작업 하나를 끝내고 페이지로 돌아갔을 때, 아직 떠오르지 않은 모든 아이템들을 다시 읽어보세요. 무엇을 끝내야 하는지에 대한 전체적인 모습을 되돌아 볼 수 있도록 도와줄 것입니다.
  • 추적해야할 일(follow-up)이나 까먹지 않아야할 것(reminder)들도 시스템에 넣는 것을 잊지 마세요. 이것들은 작업의 흐름을 놓치지 않기 위한 필수적인 방법입니다.
  • "~에 대해서 생각하기", "~ 연구하기", "~ 토론하기", "~ 리뷰하기" 같은 창의적인 일들도 넣어두세요.
  • 각 날마다 첫번째 할 일에게 날짜를 적어두세요. 시스템에 필수적인 것은 아니지만 진행 상황을 보는데 도움이 됩니다.
  • 기록한 아이디어들과 여러분 마음속에 들어온 작업들의 의미들을 목록에 적지 않은 상태로 내버려두지 마세요.
  • 미래에 완료될 수 있다고 공표한 작업들의 의미를 사용하세요. (수첩, Outlook reminders, Calendar 등)
  • 각 장소마다 다른 공책을 사용하세요. 집, 작업실 처럼요.

 

 

이 글은 스프링노트에서 작성되었습니다.

Posted by 관리자

Comments (12) Trackbacks (1)
  1. Quick Start의 마지막 부분을 조금 다듬어 보았습니다. 그냥 의견이니 참고만…^^

    ——————————————————————————–
    다음에는 이러한 각각의 단계들을 더욱 구체적으로 설명드릴 것입니다. 그러나 저는 여러분께서 당장 (위의 방식을) 따라해 보셨으면 합니다. 아래의 나머지 설명은 나중에 읽어 보셔도 됩니다. “설명의 나머지 마저 읽기”를 여러분의 할 일로 넣어두시는 것을 잊지 마시고요. 처음부터 수많은 일거리들을 쌓아두실 필요는 없습니다. 일이 생각나는 족족, 아니면 일이 터질 때마다 그저 단순히 추가하시면 됩니다.
    ——————————————————————————–

  2. 좋은글인 것 같아 퍼갑니다. 장호님 ^^;

  3. 우와… 좋은데요?

  4. 한 페이지에서 못한 일이 남아있을 땐 다음 페이지로 넘어가지 말라는 얘기죠? 그게 구조화된 꾸물거림이고요. 만약 하고 싶은 일이 하나도 없으면 남은 일을 모두 형광펜으로 그어 취소하는데, 마지막 페이지일 때는 빼고요.

    그런데 제가 이해한 내용이 맞다면, 어떻게 남은 페이지가 한 장이나 두 장이 아닌 그 이상이 될 수 있나요? 헷갈려요.

  5. 우와 재밌는데요 ㅎㅎ

  6. @잇츠굳
    여러번 읽다 보니 무슨 말인지 알겠네요. ㅎㅎ

  7. 이렇게 좋은 글을 번역해주셔서 정말 감사합니다. ^^

    그런데 부분이 이해가 되지 않네요. “저는 더이상 할 일이 없는 페이지의 상단 구석에 표시를 해둡니다. 그리고 이전 페이지까지 끝내지 못한 일이 하나도 없는 페이지라면 줄 친 곳 주변에 원을 그려 넣습니다.”

    설명 좀 부탁드립니다.

    다시 한번 번역해주신 것 감사드려요. ㅎㅎ

  8. Jenix :

    오옷..감사합니다. :) 잘 읽을게요~

    제닉스님 오랜만이에요~ 😀

  9. 오옷..감사합니다. 🙂 잘 읽을게요~

  10. @rath
    >> ㅑ~~ 정말 대단하세요..

    다른 자료들 번역해 놓으신것도 잘 보고 있어요..^^

    API도 아주 잘 보고 있구요..

  11. 성군 :

    저 이글 제 블로그로 퍼가고 싶은데요..

    퍼가도 될까요?..

    물론 퍼가셔도 좋습니다. mark forster에게 한글 번역판을 보냈기 때문에 이제 http://www.markforster.net/autofocus-system/ 에서도 이 글을 보실 수 있습니다.

  12. 저 이글 제 블로그로 퍼가고 싶은데요..

    퍼가도 될까요?..


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